"Chcę zorganizować stand na uczelni. Ale jak się do tego zabrać?"
Chciałbym podzielić się swoim doświadczeniem w organizowaniu a'la standów w Stowarzyszeniu All in UJ, którego jestem Sekretarzem oraz doświadczeniem związanym z organizacją Standu PwC w październiku 2014r.
Pierwsze, co Ambasador powinien zrobić, a raczej czego nie powinien - to załamywać rąk i przerażać się koniecznością prowadzenia rozmów z administracją.
Organizacja takiego wydarzenia wymaga osobistego pojawienia się w biurach administracji uniwersytetu. Za każdym razem, chyba że strony umówią się do załatwiania takich spraw w sposób pośredni, np. przez wiadomości e-mail.
Jednakże, z mojego punktu widzenia, lepiej - dla wizerunku Firmy, jak i własnego, jest przed każdym planowanym wydarzeniem pojawić się na uczelni. Będzie to sugerowało profesjonalne podejście i szacunek do miejsca, w którym chce się coś zorganizować.
Po drugie, najpierw sami wybieramy miejsce i dopiero potem z konkretną propozycją idziemy do administracji.
Najlepiej jest wybrać kilka alternatywnych miejsc, na których chcielibyśmy postawić stoisko PwC. W pierwszej kolejności kierujemy się do administracji tej jednostki uczelni, którą najlepiej znamy lub która jest najbardziej prestiżowa w kontekście naszej akcji. Przy odmowach - próbujemy dalej, nie poddajemy się !
Konkretna propozycja oznacza również sformułowany wniosek o udostępnienie przestrzeni w danym budynku.
Powinniśmy zastanowić się, czy uczelnia pobiera lub będzie chciała pobrać opłaty. Najlepiej odpowiednio wcześniej zaczerpnąć tych informacji i omówić z PwC zasady odpłatnego wynajmowania sal, korytarzy itd..
Na mojej uczelni wymagana jest opłata za wynajem sal. Natomiast przy organizacji standu i wypożyczeniu tylko kawałka korytarza nie musieliśmy wnosić żadnych opłat.
Mamy zgodę i co dalej?
Uzyskujemy zgodę, potwierdzoną na wniosku, który najczęściej zachowujemy lub otrzymujemy jego kopię. Z tym wnioskiem kierujemy się najczęściej do administratora konkretnego budynku (u mnie po prostu na portiernię), ale kilka dni wcześniej i sygnalizujemy plan zorganizowania standu.
W dniu wydarzenia pojawiamy się przed godziną jego rozpoczęcia podaną we wniosku, jeszcze raz uzgadniamy wszystko z administratorem budynku (ew. portiernią) i rozpoczynamy rozpakowywanie materiałów, które wcześniej otrzymaliśmy od PwC.
Stand już trwa....
Podczas standu nie możemy stać, a tym bardziej siedzieć, za stolikiem lub stanowiskiem, na którym rozłożone są materiały. W takiej konfiguracji zainteresowani studenci będą bali się podejść do nas - wyczują ten specyficzny dystans.
Ambasadorzy powinni stać obok stanowiska, przed nim, wychodząc do studentów i rozmawiając. Tak zachęcamy ich do zadawania pytań.
Swoje zachowanie, sposób prowadzenia rozmów dostosowujemy do studentów - tak żeby nie być "sztywnym", ale też nie powinniśmy być zbyt lakoniczni i luźni, bo to sugerowałoby nasz obojętny stosunek do tego, czego się podjęliśmy. Musimy być zaangażowani. :)
Podczas standu nie zapominajmy o odpowiednim stroju. Powinna być to bluza PwC lub strój elegancki/półformalny. Fajnie, jeśli jest nas łatwo zauważyć w tłumie studentów.
Oczywiście powinniśmy być przygotowani merytorycznie do standu. Nie możemy po wszystko odsyłać kolegów na strony internetowe. Powinniśmy opowiadać np. o tym jak wygląda proces rekrutacji, pokazywać stronę PwC na naszych służbowych tabletach. Ogólnie rzecz ujmując - wejść w bezpośrednią interakcję z zainteresowanymi.
Co po standzie ?
Po standzie, oczywiście sprzątamy stanowisko, ładnie dziękujemy portierom czy administratorom budynku za zgodę/pomoc.
Następnie powinniśmy wysłać lub bezpośrednio udać się z pisemnym podziękowaniem do administracji uczelni, która zezwoliła nam na stand. To również bardzo dobry zabieg wizerunkowy. Przynajmniej u mnie się sprawdził :) .
No to chyba tyle :) Niedługo organizuję kolejne wydarzenia i będę starał się iść podobną ścieżką w czasie ich organizacji.
%2B(1).jpg)
